為什麼需要?
- 只要有用Excel處理大量的資料時,必定會使用篩選功能
- 只滑鼠點操作篩選功能較沒效率,會發現滑鼠點到會很煩,甚至手會很酸
使用工具?
這篇會使用"快速篩選"、"Alt+下+E+項目關鍵字"、"自訂檢視模式"等功能
為了可以更方便使用自訂快速存取工具列,建議可以將功能區收起來並且將快速存取設定為"在功能區下方顯示",就會像下面這樣。
來舉例說明吧!
同樣的某化工廠資料庫輸出反應槽溫度
- 數據項目(Data Source):有R1反應槽上層/中層/下層溫度…R4反應槽上層/中層/下層溫度,共12種項目
- 感測器取樣時間點(Time):R1~R4上中下層溫度的時間點都相同,持續記錄2 hr,間隔1 min
- 數據值(Value):R1~R4上中下層取樣溫度值
在了解數據的架構之後,以下會舉例說明如何快速篩選。
如何操作?
⭐️自動篩選:一秒篩選所點選的項目
因為"自動篩選"這功能沒有在預設工作列上,屬於隱藏功能,因此要先到自訂快速存取工具列去新增,如下步驟:
完成上述步驟就成功加到自訂快速存取工具列,接著就可以試試它的威力所在了。
❓假使我要篩選找出11:04 PM的時候,數據各是多少?步驟如下:
發現比起傳統作法,不用回到最上面Time上叫出清單一個一個點選,如果篩選項目在你眼前(例如這邊的11:04 PM),會比傳統作法快非常多,而且未來依照你自己使用的情境,可將此功能放在自訂快速存取工具列第一個,就可以搭配鍵盤使用Alt+1,可以更快完成。
⭐️Alt+下+E+項目關鍵字:一秒搜尋篩選項目關鍵字
❓呈上題,假使我現在要進一步搜尋R1反應槽溫度的情況,該如何快速搜尋?方法如下:
你可以發現比起傳統作法,用這個方法不用滑鼠點來點去、不用眼睛找搜尋框在哪裡,直接點完”Data Source”之後,就全用鍵盤完成搜尋,大量減少眼睛和滑鼠點擊的動作,如果有常常搜尋的需求就會覺得很有感。
⭐️自訂檢視模式:一秒完成自己篩選過的項目
大家好像比較不常使用,但這個功能其實在工具列存在很久,其實也相當的實用。
❓常上題,如果未來想要在檢視11:04PM的R1反應槽溫度,但又不想重新篩選,改如何作?請參考如下步驟:
之後就算篩選已經解除,當還要檢視11:04PM的R1反應槽溫度,就可以直接到自動檢視模式找之前儲存的名稱,就可以一秒顯示,不用再一次一個一個重新篩選,可以減省非常多的時間。如下圖
有甚麼其他優點?
- 取代傳統的方法,減少每次的用眼睛找和滑鼠點選,才不會不知不覺消耗腦力,讓思緒可以集中在更重要的事情上,做事也更有效率。
- 這篇提到的快捷鍵和快速存取工具列可以其他功能合作,讓使用效率可以倍增。例如可以將常用的動作或是快捷鍵錄製小巨集,之後放在快速存取工具列上,再搭配Alt+1~5的使用,效率可以提升數倍。未來會有一篇會提到這部分的說明。