高效作業|Excel如何快速篩選 ?| 快捷鍵&隱藏功能combo

安 • AN
Oct 17, 2021

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為什麼需要?

  1. 只要有用Excel處理大量的資料時,必定會使用篩選功能
  2. 只滑鼠點操作篩選功能較沒效率,會發現滑鼠點到會很煩,甚至手會很酸

使用工具?

這篇會使用"快速篩選"、"Alt+下+E+項目關鍵字"、"自訂檢視模式"等功能

為了可以更方便使用自訂快速存取工具列,建議可以將功能區收起來並且將快速存取設定為"在功能區下方顯示",就會像下面這樣。

來舉例說明吧!

同樣的某化工廠資料庫輸出反應槽溫度

  1. 數據項目(Data Source):有R1反應槽上層/中層/下層溫度…R4反應槽上層/中層/下層溫度,共12種項目
  2. 感測器取樣時間點(Time):R1~R4上中下層溫度的時間點都相同,持續記錄2 hr,間隔1 min
  3. 數據值(Value):R1~R4上中下層取樣溫度值

在了解數據的架構之後,以下會舉例說明如何快速篩選。

如何操作?

⭐️自動篩選:一秒篩選所點選的項目

因為"自動篩選"這功能沒有在預設工作列上,屬於隱藏功能,因此要先到自訂快速存取工具列去新增,如下步驟:

自訂快速存取工具列最右邊小箭頭 > 其他命令…
左邊命令選”不在功能的命令” > 找出自動篩選(約在中下的位置) > 新增 > 可先排序到最前面

完成上述步驟就成功加到自訂快速存取工具列,接著就可以試試它的威力所在了。

假使我要篩選找出11:04 PM的時候,數據各是多少?步驟如下:

滑鼠點PM 11:04 > 再點自訂快速存取工具列上的"快速篩選" > 完成

發現比起傳統作法,不用回到最上面Time上叫出清單一個一個點選,如果篩選項目在你眼前(例如這邊的11:04 PM),會比傳統作法快非常多,而且未來依照你自己使用的情境,可將此功能放在自訂快速存取工具列第一個,就可以搭配鍵盤使用Alt+1,可以更快完成

⭐️Alt+下+E+項目關鍵字:一秒搜尋篩選項目關鍵字

❓呈上題,假使我現在要進一步搜尋R1反應槽溫度的情況,該如何快速搜尋?方法如下:

點選"Data Source”項目 > 依序案Alt+下+E+R1 > 確認後Enter > 完成

你可以發現比起傳統作法,用這個方法不用滑鼠點來點去、不用眼睛找搜尋框在哪裡,直接點完”Data Source”之後,就全用鍵盤完成搜尋,大量減少眼睛和滑鼠點擊的動作,如果有常常搜尋的需求就會覺得很有感

⭐️自訂檢視模式:一秒完成自己篩選過的項目

大家好像比較不常使用,但這個功能其實在工具列存在很久,其實也相當的實用。

常上題,如果未來想要在檢視11:04PM的R1反應槽溫度,但又不想重新篩選,改如何作?請參考如下步驟:

前兩題已篩選完11:04PM的R1反應槽溫度 > 檢視 > 自訂檢視模式
新增 > 輸入名稱”r1_11:04PM" > 確定後就已經儲存

之後就算篩選已經解除,當還要檢視11:04PM的R1反應槽溫度,就可以直接到自動檢視模式找之前儲存的名稱,就可以一秒顯示,不用再一次一個一個重新篩選,可以減省非常多的時間。如下圖

檢視 > 自訂檢視模式 > 點"r1_11:04PM" > 顯示

有甚麼其他優點?

  1. 取代傳統的方法,減少每次的用眼睛找和滑鼠點選,才不會不知不覺消耗腦力,讓思緒可以集中在更重要的事情上,做事也更有效率。
  2. 這篇提到的快捷鍵和快速存取工具列可以其他功能合作,讓使用效率可以倍增。例如可以將常用的動作或是快捷鍵錄製小巨集,之後放在快速存取工具列上,再搭配Alt+1~5的使用,效率可以提升數倍。未來會有一篇會提到這部分的說明。

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現職 新手工程師。將工程師的系統思維帶入生活,雖然宅但有用。 平時喜歡動起來挑戰、靜下來思考。聯絡信箱 :steve355681@gmail.com